Descriptif de l’emploi
A la faveur d’un départ en retraite, le pôle accueil, élections et état civil recrute un ou une officier d’état civil chargé(e) plus particulièrement du service funéraire et de la gestion administrative des cimetières.
Poste à pourvoir au 15 avril 2025 au plus tard.
Grade d’adjoint administratif
Missions
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
- Renseignement et orientation du public
- Instruire et élaborer les actes d’état civil (naissance, mariage, décès, pacs)
- Assurer la tenue administrative des registres
- Gestion et suivi des cimetières
- Remplacer ponctuellement l’assistante du Maire.
Instruire et élaborer les actes d’état civil
– Établir les différents actes d’état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès, pacs, changement de nom, changement de prénom)
– Apprécier la demande au regard des différents documents (livret de famille, attestation de domicile, attestations d’accueil, etc…)
– Contrôler l’authenticité des attestations fournies
– Préparation et célébration des mariages et baptêmes civils (régulièrement le samedi)
Assurer la tenue administrative des registres
– Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
– Rédiger des mentions et des courriers
– Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés
Gestion et suivi des cimetières
– Accueil des familles endeuillées
– Gestion des contrats de concessions, enregistrement dans le logiciel ETERNITE
– Gestion de la bonne tenue des inhumations en lien avec les opérateurs funéraires
– Mise en œuvre des opérations des reprises de concession
– Veille juridique
Accueil physique et téléphonique
– Accueil du public avec amabilité
– S’exprimer clairement et reformuler la demande
– Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
– Mettre en relation les correspondants
– Adapter son intervention aux différents publics
– Conserver neutralité et objectivité face aux situations
Renseignements et orientation du public
– Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
– Orienter vers les services compétents
– Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
Remplacer ponctuellement l’assistante du Maire
– Enregistrement des courriers destinés aux différents services
– Traitement des courriels
Compétences
Qualité d’accueil et d’écoute, bonne présentation, maîtrise de l’environnement territorial, maîtrise de la réglementation état civil, et funéraire.
La connaissance des logiciels CIRIL, ETERNITE et SIECLE serait un plus.
Informations complémentaires
Poste à 39 heures + RTT.
Avantages sociaux : amicale, participation à la mutuelle et la prévoyance
Compte épargne temps
Chèques vacances
13ème mois
Liste des pièces requises pour candidater
– lettre de motivation
– curriculum vitae
– copie des diplômes et si vous êtes titulaire d’une Fonction Publique, votre dernier arrêté de nomination et vos trois dernières fiches d’évaluation